Løntilskudsrefusion

Gå til SKS og tryk SKS i boksen Aarhus Kommune:

Virksomheden logger på med MitID Erhverv.

Den første bruger fra virksomheden, der logger på, oprettes automatisk som virksomhedens brugeradministrator.

De næste brugere ”banker på” til systemet ved første logon, hvorefter virksomhedens brugeradministrator kan autorisere den nye bruger og tildele rettigheder under menupunktet Administration. Det anbefales, at mindst 2 medarbejdere er administratorer.

Bemærk, at der i nogle tilfælde kan gå et par timer, fra den første medarbejder logger på, før SKS giver adgang.

Når en bruger logger på SKS, vil vedkommende i topmenuen kunne se, hvilke rettigheder brugeradministratoren har tildelt. Ud over Løntilskud kan brugeren også se Jobrotation, Personlig Assistance, Voksenelev, Fleksjob og Administration. Herunder ses et eksempel på en begrænset adgang:

Hvis du undlader at logge på systemet i ca. et halvt år, bliver din godkendelse ved Aarhus Kommune af sikkerhedshensyn fjernet. Er dette sket, kan du kontakte medarbejder Kurt Andersen, tlf. 87 13 34 84, der kan genetablere din adgang.

Du kan desuden se den fulde vejledning til adgang her:

Når du har fået adgang til SKS, kan du på forsiden se, hvilke anmodninger din virksomhed har oprettet.

Du kan se behandlingsstatus på virksomhedens anmodninger, og hvilke beløb anmodningerne indeholder.

Evt. anmodninger oprettet i NemRefusion på Virk.dk kan først ses, når Aarhus Kommune har indlæst dem.

Du opretter en anmodning om løntilskudsrefusion ved at vælge tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Tryk herefter Søg bevillinger. (Tryk ikke Søg anmodninger, da du her vil tilgå tidligere oprettede anmodninger)

Nu ses en liste over bevillinger af løntilskud i Aarhus Kommune. Kan du ikke finde den aktuelle bevilling, skal du kontakte os.

Gå nu til den aktuelle bevilling og tryk Opret anmodning. 

Vigtigt: Husk at sætte den rigtige periode på anmodningen: Du får kun udbetalt løntilskudsrefusion for den periode, som er oplyst på din anmodning.

Når du anmoder om løntilskudsrefusion, må perioden, der anmodes om refusion for, ikke have start- og slutdato i forskellige år. I sådanne tilfælde skal der laves to anmodninger. I modsat fald vil anmodningen ikke kunne sendes.

Den indtastede periode skal svare til optjeningsperioden. Hvis fx timerne på lønsedlen for maj er optjent fra 20. april til 19. maj, så skal startdatoen på anmodningen angives til 20. april og slutdatoen angives til 19. maj (ikke 1. maj og 31. maj). Husk også at indrapportere optjeningsperioden til Skattestyrelsen.

Anmoder du om løntilskudsrefusion på timer, som ligger ud over bevillingen, skal du anmode om refusion af overarbejdstimer. Der skal i disse tilfælde fremsendes dokumentation for, at øvrige medarbejdere i tilsvarende stillinger har mindst en tilsvarende mængde overarbejde. Denne dokumentation sendes særskilt som sikker post til irk@msb.aarhus.dk. Husk at angive anmodningsnummeret fra SKS eller bevillingsnummeret fra VITAS som reference. Bemærk, at der ikke udbetales løntilskudsrefusion til overarbejde hos offentlige arbejdsgivere, jf. BAB § 73, stk. 2, hvoraf det fremgår, at eventuelt over- og merarbejde skal afspadseres.

Første gang du laver en anmodning på en ny bevilling, er det ikke sikkert, at satser findes på bevillingen i SKS. I dette tilfælde advarer systemet om, at anmodningen ikke kan beregnes. Det forhindrer dog ikke, at du kan sende anmodningen.

Husk altid at vedhæfte en kopi af lønsedlen, når du anmoder om løntilskudsrefusion.

Udbetaling af løntilskudsrefusion sker til den NemKonto, der er tilknyttet virksomhedens CVR-nummer. Hvis virksomheden ikke har en NemKonto, kan løntilskudsrefusion ikke udbetales.

Udbetalingen foretages med reference LTCCCCCC.AAAA.AAAAAAA. (LT står for løntilskud. CCCCCC er borgerens fødselsdato.  AAAA.AAAAAAA er nummeret på anmodningen i SKS). Referencen ses normalt under Besked til modtager.

Hvis der ikke er udfordringer med anmodninger oprettet inden den 15. i en måned, sendes disse til udbetaling senest ved månedens udgang. Anmodninger oprettet efter den 15. i en måned sendes således til udbetaling ved udgangen af den efterfølgende måned. Udbetaling af løntilskudsrefusionen foretages dog ikke, før lønnen er udbetalt.

Udbetalingen sker 3-5 bankdage efter, vi har behandlet anmodningen. Den sædvanlige behandlingstid er under 14 dage. Dog kan ferie og ekstraordinær travlhed påvirke behandlingstiden.

Overblik over udbetalinger

Ønsker du at se, hvilke udbetalinger der er foretaget, kan du finde oplysningerne i SKS. 

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg fakturaer. Du ser nu en liste over udbetalte beløb og de perioder, de dækker.

Dokumentation for udbetaling

I SKS kan du tilgå grundlaget for udbetalingerne. I din kvittering for anmodning om løntilskudsrefusion kan du finde et direkte link til anmodningen. Kvitteringen er sendt til din e-mail, efter at anmodningen er behandlet og godkendt og tilgås ved brug af MitID Erhverv.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg anmodning. Du ser nu en liste over alle anmodninger. Anmodninger, som allerede er behandlet, har status Godkendt af jobcenter. Det fremgår af listen, hvornår anmodningen er behandlet, samt hvilket beløb der er udbetalt.

Ved at trykke i venstre side af anmodningen kan du tilgå yderligere informationer.

Du vil se følgende:

Tryk på PDF-ikonet for at danne en side med alle oplysninger. Siden kan udskrives.

Gå til NemRefusion på Virk.dk:

Vælg Start selvbetjening og log på med MitID Erhverv.

Nedenstående instruks er dateret før 1. oktober 2023. Det har ikke været muligt at få oplysning om eventuelle ændringer.

Gå til menupunktet Ny indberetning og vælg Løntilskudsrefusion.

Du skal oprette en sag på hver borger, du ansøger om løntilskudsrefusion for. På sagerne indtastes en række grundoplysninger.

Når du oplyser data om Antal timer, angives det samlede antal timer i perioden ekskl. evt. overarbejdstimer. 

Anmoder du om løntilskudsrefusion på overarbejdstimer, vedhæftes dokumentation for, at øvrige medarbejdere i tilsvarende stillinger har mindst en tilsvarende mængde overarbejde. Der udbetales ikke løntilskudsrefusion til overarbejde hos offentlige arbejdsgivere, jf. BAB § 73, stk. 2, hvoraf det fremgår, at eventuelt over- og merarbejde skal afspadseres.

Når nødvendige oplysninger er afgivet på hver enkelt side, trykkes Næste. Herefter åbnes næste side. Fortsæt med dette, indtil du kan underskrive anmodningen digitalt.

Vi anbefaler, at du udskriver eller gemmer anmodningen som PDF. Aarhus Kommune har ikke direkte adgang til NemRefusion, men modtager derimod din anmodning via sikker mail. Vi oplever i sjældne tilfælde, at denne procedure fejler. Skulle det ske, vil vi så have mulighed for at genskabe din anmodning ud fra den gemte udskrift eller PDF.

Da Aarhus Kommune ikke har adgang til NemRefusion og dine indtastede anmodninger, kan du via NemRefusion ikke se information om beløb til udbetaling eller behandlingsstatus. Ønsker du at tilgå disse oplysninger, skal du anvende SKS.

Hvis du senere skal søge løntilskudsrefusion på samme borger, kan du finde borgeren under Mine Sager.

Udbetaling af løntilskudsrefusion sker til den NemKonto, der er tilknyttet virksomhedens CVR-nummer. Hvis virksomheden ikke har en NemKonto, kan løntilskudsrefusion ikke udbetales.

Hvis der ikke er udfordringer med anmodninger oprettet inden den 15. i en måned, sendes disse til udbetaling senest ved månedens udgang. Anmodninger oprettet efter den 15. i en måned sendes således til udbetaling ved udgangen af den efterfølgende måned. Udbetaling af løntilskudsrefusionen foretages dog ikke, før lønnen er udbetalt.

Udbetalingen sker 3-5 bankdage efter, vi har behandlet anmodningen. Den sædvanlige behandlingstid er under 14 dage. Dog kan ferie og ekstraordinær travlhed påvirke behandlingstiden.

Overblik over udbetalinger

Ønsker du at se, hvilke udbetalinger der er foretaget, kan du finde oplysningerne i systemet SKS. Du kan i afsnittet Løntilskudsrefusion via SKS her på siden se mere om, hvordan du tilgår SKS.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg fakturaer. Du ser nu en liste over udbetalte beløb og de perioder, de dækker.

Dokumentation for udbetaling

I SKS kan du tilgå grundlaget for udbetalingerne. Aarhus Kommune udsender ikke særskilt information om udbetalinger.

Vælg tilskudsformen Løntilskud i øverste menu. Vælg herefter Søg anmodning. Du ser nu en liste indeholdende alle anmodninger. Anmodninger, som allerede er behandlet, har status Godkendt af jobcenter. Det fremgår af listen, hvornår anmodningen er behandlet, samt hvilket beløb der er udbetalt.

Ved at trykke i venstre side af anmodningen kan du tilgå yderligere informationer.

Du vil se følgende:

Tryk på PDF-ikonet for at danne en side med alle oplysninger. Siden kan udskrives.